Kurkkaus kulisseihin: mitkä sovellukset ovat valintamme työhön?

Kurkkaus kulisseihin: mitkä sovellukset ovat valintamme työhön?

Jos olet ollenkaan minun kaltaiseni, olet aina kiinnostunut kurkkauksesta kulissien taakse. Jos niin on, olet oikeassa paikassa! Läpinäkyvyyden ja tiedon jakamisen hengessä haluamme kertoa sinulle lyhyesti, mitkä sovellukset ovat Host My Petin työryhmän valinta päivittäiseen puuhasteluun. Kuten ehkä tiedätkin, olemme vielä pieni, mutta nopeasti kasvava startup, joten budjettimme on rajallinen. Kaikki mainitut sovellukset tarjovat varsin tehokkaan ilmaisversion, joten voit kokeilla niitä riskittä! Jos sinulla on siihen varaa, toki kannustan aina tukemaan lempisovellustesi kehittäjää pro-version ostamalla tai pari euroa lahjoittamalla. Lisäksi kaikki mainitut sovellukset ovat niin suurten yritysten kuin yksittäisten ihmisten käyttöön sopivia, niin työssä kuin arjessa.

Huom: Host My Pet tai tämän artikkelin kirjoittaja ei saanut rahaa tai muutakaan vastiketta tässä jutussa mainituilta yrityksiltä — eikä keneltäkään muultakaan. Halusimme vain kertoa, mitä sovelluksia rakastamme 🙂

Sovellukset projektinhallintaan

Trello & Wunderlist

Projektinhallinnassa käytimme pitkään Wunderlistia. Eri liiketoiminnan osa-alueille (esimerkiksi markkinointi ja tuotekehitys) oli omat kanavansa, joista osa oli kytketty Slackiin (Slackista enemmän kohta). Yksinkertaisimmillaan Wunderlist on nimensä mukaisesti vain lista. Ilmaisversiossa voit valita muutamasta taustakuvasta ja -väristä, mutta muutoin personointi on Wunderlistissa melko vähissä. Pellin alla Wunderlist tarjoaa mahdollisuuksia käyttää sitä tehokkaasti muiden sovellusten kanssa sekä toimintoja kuten muistutukset, toistuvat tehtävät, ilmoitukset ja tietenkin sovellukset älylaitteille. Wunderlist oli sinällään toimiva ratkaisu, mutta omaan makuuni jopa liian yksinkertainen.

Vuonna 2015 Microsoft osti Wunderlistin ja huhtikuussa 2017 uutiset kertoivat, että Wunderlist suljetaan Microsoftin uuden projektinhallintatyökalun tieltä (uutinen englanniksi). Tämä sai tiimimme pohtimaan projektinhallintatyökalun vaihtoa. Aika nopeasti päädyimme Trelloon. Kehittäjämme pitivät Trellon ominaisuuksista, jotka mahdollistavat esimerkiksi kaikkien tehtävään liittyvien tietojen kokoamisen helposti samalle taululle ja kortille. Aika pian myös markkinointi ja operatiivinen johto siirsivät projektinsa Trelloon. Kiitos Trellon intuitiivisen käyttöliittymän, kaikki löysivät paikkansa Trellossa nopeasti taulujen, korttien ja listojen keskellä. Yksi perustajajäsenistämme kertoi toivovansa, että olisimme käyttäneet Trelloa alusta alkaen: ”tehtävien seuranta, priorisointi, nimeäminen ja kommentointi on kaikki helppoa ja tehtäviin voi helposti lisätä kommentteja tai liitteitä.”

Google Apps Suite & Google Drive

Wunderlistin lisäksi, ja ennen Trelloa, oli lisätyökalunamme Google Apps Suiten Google Sheets. Työn sen avulla sai toki tehtyä, mutta se ei ole tietenkään tarkoitettu projektinhallintaan. Käytämme silti edelleen Googlen Drivea dokumenttien hallintaan ja Googlen Docs ja Slides ovat meillä käytössä viikottain. Googlen sovellusten ilmaisuus on toki tärkeää, mutta vielä tärkeämpää on niiden helppokäyttöisyys, luotettavuus ja käyttövarmuus. Tiedostojen säilöminen pilvipalveluun antaa koko tiimille mahdollisuuden tarkastella, kommentoida ja editoida niitä missä ja milloin tahansa. Tiimillemme, jonka jäsenet ovat ympäri maailmaa, tämä on keskeisin ja tärkein seikka.

Sovellukset tapaamisiin & yhteydenpitoon

Doodle

Ennen tapaamista täytyy tietenkin sopia tapaamisen aika. Kahden kesken se on vielä melko helppoa, mutta kun tiimissä on useita jäseniä ympäri maailmaa, käy homma monimutkaiseksi. Doodle on ratkaisu siihen pulmaan! Doodle on erittäin yksinkertainen ja helppokäyttöinen sovellus, joka on ilmainen ja vaatii rekisteröinnin vain tapaamisen pääjärjestäjältä. Yksinkertaisimmillaan tämä pääjärjestäjä luo listan mahdollisista tapaamispäivistä ja -ajoista ja jakaa tämän listan sitten tapaamisen osallistujille. Osallistujat voivat ruksia listalta ne ajat, jotka sopivat heille parhaiten. Useimmille osallistujille sopiva ajankohta valitaan. Voilá! Yksinkertaista, intuitiivista ja helppoa!

Skype, Google Hangouts, Join.me & Appear.in

Etänä työskentelevänä tiiminä usein ainoa mahdollisuutemme tavata kasvotusten tapahtuu videochatin, kuten Skype, Google Hangouts, Join.me ja Appear.in, välityksellä. Käytämme näitä sovelluksia hieman vuorotellen, mutta kaikkien toimintaperiaate on sama. Skype on näistä ainoa, joka vaatii kaikilta osallistujilta ohjelman latauksen ja asennuksen, muut työkalut toimivat suoraan selaimessa. Skype ja Hangouts vaativat lisäksi kaikilta osallistujilta tilin rekisteröinnin, kun taas Join.me ja Appear.in vaativat tilin vain videochatin ylläpitäjältä, joka kutsuu muut mukaan tapaamiseen.

Zoho Mail

Ehkä yllättäen, käytämme sähköpostina Zoho Mailia GMailin sijasta. Zohon sähköpostiohjelma on tarkoitettu yritys- ja liiketoimintakäyttöön ja aiemmin käytimme myös muita Zohon sovelluksia (heillä on niitä suuri joukko). Zoho Mail on täynnä ominaisuuksia, esimerkiksi usean sähköpostin helppo samanaikainen käyttö, liitteiden katselumahdollisuus, oikopolut ja kalenteri. Zohon ohjelmat juttelevat kivasti toistensa kanssa, ja tällä hetkellä käytämmekin myös Zoho Books -sovellusta taloushallinnassa. Zoho Books on tarkoitettu pienille ja kasvaville yrityksille, joten se oli meille luonnollinen valinta.

Slack

Kuulin joskus, että Slack käytännössä tappoi yritysten sisäisen sähköpostiliikenteen. Tiettyyn rajaan asti saatan olla jopa samaa mieltä. Me Host My Petissä käytämme sähköpostia sisäiseen viestintään äärimmäisen harvoin, sillä Slack tekee siitä paljon helpompaa, kevyempää ja nopeampaa. Slackiin voi luoda teemoitettuja keskustelukanavia käytännössä kaikesta maan ja taivaan väliltä. Jos haluat, voit kutsua kanavalle vain tietyt ihmiset. Yksityisviestit kahden tai useamman ihmisen välillä onnistuvat myös. Keskusteluihin voi liittää käytännössä mitä tahansa, kuten tiedostoja, videoita, linkkejä jakoodinpätkiä. Slack on puhuttu, rakastettu ja käytetty työkalu kaikkialla maailmassa ja on helppo ymmärtää miksi. Hakutoiminto on tehokas (Slack näyttää ilmaisversiossa enintään 10 000 viestiä, mutta säilyttää ne. Jos haluat nähdä kyseiset viestit, saat käyttöösi rajattoman määrän viestejä hankkimalla maksullisen version), voit merkitä tähdellä viestit joihin haluat palata myöhemmin ja maustaa viestejäsi emojeilla. Yhteiskäyttö monien, monien sovellusten (kuten Trello!) kanssa on myös mahdollista.

WordPress

Luet tätä sivustolla, joka on rakennettu WordPressin avulla. Tämä blogi, sekä pääsivustomme, on rakennettu WordPressin avulla — emmekä me suinkaan ole ainoita! Itse asiassa 27% kaikesta internetsisällöstä on rakennettu WordPressillä, ja käyttäjät vaihtelevat harrastusbloggaajista suuriin uutisyhtiöihin. Miksi? Koska se on niin helppoa! WordPressilla on ilmainen ja maksullinen versio, paljon erilaisia teemoja ja tuhansia lisäosia, joiden avulla voit tehdä sivustosta juuri sinun näköisesi. Jos haluat vaivattoman ja huolettoman sivuston, WordPress on helppokäyttöinen. Jos haluat hallinnoida jokaista sivustollasi näkyvää pikseliä, voit operoida WordPressin avointa lähdekoodia omalla serverilläsi. Halusitpa  luoda markkinointisivuston tuotteellesi, operoida verkkokauppaa, luoda portfolion tai hallinnoida keskustelufoorumia, kaikki se ja paljon muuta on mahdollista WordPressilla. Kokeile ja kerro meille luomuksestasi! Meistä olisi ihanaa kuulla sinusta.

Muut, sekalaiset sovellukset tiedon jakamiseen

Wetransfer (We)

Wetransfer muutti brändiään ja on nykyään vain We. Vanha nimi Wetransfer on kuitenkin kuvaavampi kertomaan sen pääasiallisen käyttötarkoituksen. Wetransferin avulla jaamme suuria tiedostoja, joiden lähettäminen esimerkiksi sähköpostilla olisi liian vaivalloista tai jopa mahdotonta. Wetransferin avulla lähetämme suuret .psd-tiedostot, raakavideot, korkearesoluutioiset kuvat ja paljon muuta helposti, turvallisesti ja ilmaiseksi. Wetransfer ei vaadi rekisteröintiä tai asennuksia, voit vain raahata ja pudottaa haluamasi tiedostot suoraan selaimessa. Useat media- ja viestintäyhtiöt käyttävät Wetransferia, mutta se on kätevä jokaiselle, joka ajoittain jakaa kuvia, videoita tai vaikkapa taidettaan sähköisessä muodossa.

Nuclino

Nuclinoa käyttävät pääasiassa sovelluskehittäjämme teknisen dokumentaation luomiseen ja ylläpitoon. Nuclino tarjoaa tiimeille mahdollisuuden luoda reaaliajassa wikin kaltaisen kokoelman tietoa, joka voi sisältää mitä tahansa: kuvia, videoita, tiedostoja, koodinpätkiä, tehtäviä, jne. Kaikki on synkronoitu, tallennettu ja jaettu reaaliajassa, jotta kuka tahansa voi työskennellä tiedon parissa koska tahansa pysyen aina ajan tasalla. Nuclino kertoo olevansa ”tiimin yhteiset aivot”, tarkoituksenaan luoda tehokkain, mutta helppokäyttöisin sovellus kaikenlaisen tiedon jakamiselle. Nuclino on selkeästi tarkoitettu tiimien käyttöön, joten jokin toinen sovellus saattaa olla parempi henkilökohtaiseen käyttöön. Silti, Nuclino voi auttaa myös henkilökohtaisten projektien kanssa, kuten esimerkiksi kirjan tai opinnäytetyön kirjoittamisessa. Mahdollisuus jakaa kerätty tieto voi tulla myöhemmin tarpeeseen.

Coggle

Coggle on mindmap- eli ajatuskarttatyökalu. Se toimii suoraan selaimessa ja Chromen Sovelluskaupasta sen voi hakea myös osaksi Google Drivessa toimivia sovelluksia. Kuten tiedätkin, voi ajatuskarttoja käyttää melkein mihin tahansa ja ne voivat tyyliltään vaihdella hyvinkin visuaalisista erittäin pelkistettyihin. Käytämme Cogglea pääasiassa pitkän tähtäimen aikataulujen, kuten tuotekehityksen tai yrityksen tulevaisuuden tavoitteiden suunnitteluun. Esimerkiksi Host My Petin roadmap eli ”tiekartta” on luotu Cogglen avulla. Cogglen ajatuskartat on helppo jakaa muiden nähtäväksi, kommentoitavaksi tai editoitavaksi. Muutokset näkyvät reaaliajassa ja yhteiskäyttö on helppoa.

Vanhan koulukunnan edelleen toimiva kikka: kynä & paperi

Digitaalisessa maailmassakin analogisuudella on paikkansa. Usein kaikista perinteisin kynän ja paperin yhdistelmä on nopein, helpoin ja mukavin tapa tehdä muistiinpanoja, kirjoittaa päiväkirjaa, luonnostella tai piirrellä. Lihasvoimalla toimiva tekniikka toimii aivan missä ja milloin tahansa. Ottamalla muistiinpanoista kuvan ja lataamalla sen pilvipalveluun voit yhdistää digitaalisuuden ja analogisuuden parhaat puolet. Jos olet lainkaan kaltaiseni, on kirjakauppojen muistikirjahylly sinullekin pakollinen nähtävyys. Paikallinen kirjakauppasi, sekä tietenkin internet, onkin täynnä upeita, inspiroivia esimerkkejä muistikirjojen käytöstä. Aloita tutkiminen heti ja ennen kaikkea, luo jotain jo tänään!

P.S. Jos haluat jakaa tarinasi, suosituksesi tai arviosi käyttämistäsi työkaluista ja sovelluksista, kuulisimme sinusta mielellämme!

Comments

Related Post

Mikä on minun on sinun — jakamistalous lyhyesti

Mikä on minun on sinun — jakamistalous lyhyesti

Avoin lähdekoodi, Creative Commons -lisenssin alainen sisältö, kyytien jakaminen, yhteiset työskentelytilat yksityisyrittäjille, sohvasurffaus… Jakamistalous näkyy jo monessa ja lisää palveluja…